L’obligation de facture électronique
Qui doit recevoir, émettre et transmettre ses données, à quelles dates, et ce que l’on risque.
Comment faire une facture électronique : le tutoriel pas à pas
Faire une facture électronique ne demande pas de compétence technique : votre plateforme s’occupe du format et de l’envoi. Votre rôle : choisir l’outil, compléter les bonnes mentions et suivre vos factures.
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En résumé
- Choisir une plateforme agréée
- Vérifier votre inscription à l’annuaire
- Compléter vos informations
- Créer la facture avec les nouvelles mentions
- Émettre la facture via la plateforme
- Suivre les statuts de la facture
- Conserver vos factures
Facture électronique ou PDF : quelle différence ?
C’est la confusion la plus fréquente. Une facture tapée sous Word puis envoyée en PDF par e-mail n’est pas une facture électronique au sens de la réforme, pas plus qu’une facture papier scannée.
| Type | Format | Transmission | Conforme entre entreprises après l’obligation ? |
|---|---|---|---|
| PDF envoyé par e-mail | Image du document | Non | |
| Facture papier scannée | Image du document | E-mail ou courrier | Non |
| Facture électronique | Données structurées (Factur-X, UBL ou CII) | Plateforme agréée | Oui |
Le format Factur-X ressemble à un PDF classique, mais il embarque un fichier de données lisible par les logiciels et par l’administration.
Étape 1 : choisir une plateforme agréée
Ouvrez un compte sur une plateforme agréée, ou sur un logiciel partenaire d’une plateforme agréée. Plusieurs proposent une offre gratuite.
Pas encore choisi ? Comparez les plateformes agréées gratuites, lisez notre comparatif Indy, Abby ou Tiime, ou faites le test en 4 questions.
Étape 2 : vérifier votre inscription à l’annuaire
Votre plateforme vous référence dans l’annuaire de la facturation électronique, qui indique où vos fournisseurs doivent envoyer vos factures.
Étape 3 : compléter vos informations
Renseignez votre SIREN, votre régime de TVA (avec la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » en franchise) et vos coordonnées.
Étape 4 : créer la facture avec les nouvelles mentions
En plus des mentions habituelles, indiquez le SIREN du client, la catégorie d’opération, l’option pour la TVA sur les débits le cas échéant, et l’adresse de livraison si elle diffère.
| Mention | Quand l’indiquer |
|---|---|
| SIREN du client | Toujours, pour un client professionnel |
| Catégorie d’opération (biens, services ou mixte) | Toujours |
| Option pour la TVA d’après les débits | Si vous avez opté pour ce régime |
| Adresse de livraison | Si elle diffère de l’adresse de facturation |
Étape 5 : émettre la facture via la plateforme
La plateforme génère la facture dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII) et la transmet à la plateforme de votre client grâce à l’annuaire.
Les trois formats acceptés : Factur-X (un PDF lisible qui contient les données structurées), UBL et CII. Vous n’avez pas à les manipuler : la plateforme les produit pour vous.
Étape 6 : suivre les statuts de la facture
Suivez le cycle de vie : déposée, rejetée, refusée, encaissée. Le statut « encaissée » sert notamment aux prestations de services.
Étape 7 : conserver vos factures
Gardez vos factures et leurs pièces : 6 ans au titre fiscal et 10 ans au titre du Code de commerce. La plupart des plateformes archivent pour vous.
Comment faire une facture électronique gratuitement ?
Aucune redevance n’est due à l’État, et le portail public ne propose plus d’outil de facturation gratuit depuis octobre 2024 : il faut passer par une plateforme agréée. Plusieurs incluent l’émission dans une offre gratuite durable, avec la création des devis et factures :
- Indy, Abby et Tiime, plateformes agréées avec une offre à 0 € ;
- Dougs et Qonto, dont l’outil de facturation est gratuit ;
- Henrri, solution partenaire de Pennylane, gratuite et illimitée.
Attention aux offres gratuites temporaires : Sage Accès PA, par exemple, devient payant au 1er janvier 2027.
Convertir une facture PDF en facture électronique
Vous ne pouvez pas simplement renommer un PDF : il faut générer les données structurées. Deux options :
- Recréer la facture dans un logiciel de facturation relié à une plateforme agréée : c’est la solution la plus simple et la plus fiable, l’outil produit le bon format.
- Importer le PDF dans une plateforme qui le convertit : certaines, comme Sage Accès PA, acceptent l’import de factures PDF ou CSV. Vérifiez que toutes les nouvelles mentions y figurent.
Quand commencer ? Recevoir avant d’émettre
Pour une TPE ou un micro-entrepreneur, deux dates comptent :
- Depuis le 1er septembre 2026 : vous devez pouvoir recevoir des factures électroniques. Vos fournisseurs qui sont de grandes entreprises ou des ETI vous en envoient déjà.
- À partir du 1er septembre 2027 : vous devez émettre vos factures aux professionnels en électronique et transmettre vos données de ventes aux particuliers (e-reporting).
Les micro-entrepreneurs en franchise de TVA sont concernés comme les autres. Détails : facture électronique et micro-entreprise et calendrier complet.
Ce que vous risquez si vous ne passez pas à la facture électronique
La loi de finances pour 2026 prévoit une amende de 50 € par facture non émise sous forme électronique et de 500 € par manquement à l’obligation de e-reporting, dans la limite de 15 000 € par an pour chacune. Ne pas pouvoir recevoir est aussi sanctionné : après une mise en demeure de 3 mois, 500 €, puis 1 000 € par trimestre. Une première infraction réparée spontanément ou dans les 30 jours suivant une demande de l’administration n’est pas sanctionnée.
Les erreurs à éviter
- Continuer à envoyer des PDF par e-mail à vos clients professionnels après l’obligation d’émission.
- Oublier le SIREN du client : une facture incomplète peut être rejetée par la plateforme.
- Choisir une offre gratuite qui ne permet que la réception : vérifiez que l’émission est incluse avant septembre 2027.
- Négliger le e-reporting si vous vendez aussi à des particuliers.
Questions fréquentes
Peut-on faire une facture électronique gratuitement ?
Oui. Plusieurs plateformes agréées ou logiciels partenaires incluent l’émission de factures électroniques dans une offre gratuite, comme Indy, Abby, Tiime ou Henrri.
Un PDF envoyé par e-mail est-il une facture électronique ?
Non. Une facture électronique est structurée (Factur-X, UBL ou CII) et transite par une plateforme agréée. Un PDF simple par e-mail ne sera plus conforme pour les factures entre entreprises à partir de l’obligation d’émission.
Quand dois-je émettre mes factures en électronique ?
Les PME, TPE et micro-entreprises doivent émettre leurs factures électroniques à partir du 1er septembre 2027. Recevoir est obligatoire depuis le 1er septembre 2026.
Et pour mes clients particuliers ?
Vous continuez à leur remettre une facture classique, mais vous devrez transmettre les données de ces ventes (e-reporting) à partir du 1er septembre 2027.
Comment recevoir une facture électronique ?
Ouvrez un compte sur une plateforme agréée : elle vous inscrit dans l’annuaire, et vos fournisseurs vous envoient leurs factures à cette adresse. Vous les retrouvez dans votre espace.
Quel logiciel pour la facturation électronique ?
Un logiciel qui est plateforme agréée ou partenaire d’une plateforme agréée. Pour un indépendant, Indy, Abby, Tiime ou Henrri le font gratuitement : voir notre comparatif.
Est-il obligatoire d’avoir un logiciel de facturation ?
À partir de votre date d’obligation d’émission (1er septembre 2027 pour les TPE et micro-entreprises), vos factures aux professionnels doivent passer par une plateforme agréée. Dans les faits, il faut donc un outil relié à une plateforme ; des offres gratuites existent.
Comment envoyer une facture électronique ?
Depuis votre plateforme agréée : elle consulte l’annuaire pour trouver la plateforme de votre client et lui transmet la facture. Vous n’envoyez plus d’e-mail.
Comment convertir une facture PDF en facture électronique ?
Recréez-la dans un logiciel relié à une plateforme agréée, ou importez-la dans une plateforme qui accepte l’import PDF et génère le format structuré (Factur-X, UBL ou CII).
Quels sont les inconvénients de la facture électronique ?
Il faut choisir un outil, s’y habituer et compléter de nouvelles mentions. En contrepartie, l’envoi, le suivi des paiements et l’archivage sont automatisés.
Sources
- FAQ de la DGFiP (1er septembre 2026) (nouvelle fenêtre)
- Service-public.fr : sanctions de la facturation électronique (nouvelle fenêtre)
- Guide pratique de la facturation électronique (DGFiP) (nouvelle fenêtre)
- economie.gouv.fr : l’annuaire de la facturation électronique (nouvelle fenêtre)
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